Private kjøp med firmakort – hvordan rydde opp i regnskapet?
– Det skjer oftere enn man tror:
Et raskt kjøp på butikken med feil kort, og plutselig er firmakortet brukt privat. For mange virksomheter er dette en kilde til rot i regnskapet, og det kan få konsekvenser både skattemessig og praktisk hvis det ikke blir håndtert korrekt.
Både eiere og ansatte kan uforvarende blande privatøkonomi og firmakonto, men heldigvis er det mulig å rydde opp, så lenge det gjøres riktig og dokumenteres godt.
Hva er problemet med private kjøp på firmakort?
Når private utgifter føres i regnskapet som bedriftskostnader, kan det gi uriktig overskudd og feil grunnlag for skatt og MVA. Skatteetaten ser alvorlig på slik sammenblanding, og det kan føre til tilleggsskatt eller pålegg om endringer.
I tillegg gir det dårligere oversikt internt, regnskapet gjenspeiler ikke reell drift, og det blir vanskelig å analysere virksomhetens lønnsomhet.
Hvordan skal det føres korrekt?
Dersom du eller en ansatt bruker firmakortet til private kjøp, må beløpet tilbakebetales eller behandles som lønn eller utbytte (avhengig av selskapsform). Alternativt kan det føres som et privat uttak i enkeltpersonforetak.
Dette krever dokumentasjon og korrekt kontering i regnskapet:
Eksempler på korrekt håndtering:
- AS, eier bruker firmakort privat: Bokføres som kortsiktig fordring – tilbakebetales eller behandles som utbytte.
- Ansatt bruker firmakort: Kan kreves tilbakebetalt eller behandles som naturalytelse/lønn.
- Enkeltpersonforetak: Føres som privatuttak, men må ikke blandes inn i fradragsberettigede driftskostnader.
Hvordan rydde opp i gamle feil?
Dersom det allerede er ført feil, bør det korrigeres i regnskapet så raskt som mulig. Det er bedre å rette selv, enn å vente på en kontroll. Lag interne notater og sørg for at dokumentasjonen forklarer hva som har skjedd.
I noen tilfeller kan det være lurt å ta en gjennomgang av hele året, særlig hvis det har vært flere slike transaksjoner som er feilklassifisert.
Hvordan Regnskapskollegiet kan hjelpe deg
Vi hjelper deg finne feilføringer, korrigere regnskapet, og sette gode rutiner for bruk av firmakort. I tillegg gir vi råd om hvordan du skiller klart mellom privat og næring – både i praksis og i regnskapet.
Med oss på laget får du oversikt og trygghet, også hvis Skatteetaten banker på døren.
Er du usikker på hvordan firmakortet er brukt det siste året? Kontakt Regnskapskollegiet, så rydder vi opp sammen og legger grunnlaget for bedre økonomisk kontroll fremover.
